Электронные транспортные накладные (ЭТрН) в международной логистике: что меняется для заказчика перевозки в 2026 году

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при автомобильной перевозке по территории России переходит в электронную форму — бумажный документ в большинстве случаев перестаёт применяться. Для компаний, которые заказывают доставку оборудования и комплектующих, это меняет не только документооборот перевозчика, но и порядок взаимодействия с экспедитором на внутрироссийских участках поставки. При этом международная часть маршрута оформляется по-прежнему — по накладной CMR, и важно понимать, где проходит граница между двумя режимами.

Что такое ЭТрН и почему это касается заказчика, а не только перевозчика

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой аналог привычной транспортной накладной, юридически равнозначный бумажному документу, но подписываемый электронной подписью и хранящийся в едином государственном реестре. Действия с ЭТрН фиксируются в ГИС ЭПД — государственной информационной системе электронных перевозочных документов, через которую участники перевозки и контролирующие органы обмениваются данными и получают к ним доступ.

Обязательность перехода закреплена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, внёсшим изменения в Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ) и закон о транспортно-экспедиционной деятельности (87-ФЗ). С 1 сентября 2026 года при автомобильной перевозке по договору на территории России транспортная накладная оформляется только электронно; профильные ведомства подтвердили, что отсрочки не будет. Формат ЭТрН утверждён приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@, правила обмена — постановлением Правительства РФ.

Для заказчика логистической услуги это важно: ЭТрН — трёхсторонний документ. В его оформлении участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, и каждый из них подписывает свой файл обмена. Если хотя бы одно звено цепочки не готово работать в электронном виде или допускает ошибку в данных, страдает весь маршрут — груз рискует встать. Поэтому при импорте товаров в Россию роль экспедитора, который ведёт документооборот за заказчика и синхронизирует все стороны, становится определяющей.

Распространяется ли ЭТрН на международные перевозки?

Сам по себе международный рейс под ЭТрН не подпадает: закон № 140-ФЗ регулирует перевозки по территории России, а на трансграничном участке продолжает действовать международная товарно-транспортная накладная CMR. Электронная транспортная накладная её не заменяет.

Определяющей является не география, а договорная конструкция перевозки. Если груз следует единым международным рейсом по одному договору перевозки до конечного получателя, базовым документом остаётся CMR, и выделять отдельную ЭТрН на проходящий по России отрезок не требуется. Но если внутри логистической цепочки обособляется самостоятельное внутрироссийское плечо — например, доставка от таможенного терминала, склада временного хранения или пункта консолидации до конечного получателя другим перевозчиком либо по отдельному договору, — такой участок с 1 сентября 2026 года оформляется электронной ЭТрН.

Для поставок промышленного оборудования и запасных частей это распространённый сценарий: международная часть маршрута идёт по международным документам, а доставка по России от терминала до площадки заказчика нередко выделяется в отдельную перевозку, на которую уже требуется ЭТрН. Поэтому при планировании поставки важно заранее определить, где заканчивается международный участок и начинается внутрироссийский, и закрепить это в договоре и заявке — от этого зависит, каким документом оформляется каждое плечо маршрута.

Из чего состоит электронная транспортная накладная: файлы обмена

ЭТрН формируется не как единый документ, а как последовательность из четырёх обязательных файлов (блоков) обмена, каждый из которых отражает свой этап перевозки:

• Файл информации грузоотправителя содержит сведения об участниках перевозки, существенных условиях договора, поданном под погрузку транспортном средстве и водителе, о грузе и сопроводительных документах, а также о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и его погрузки.
• Файл информации перевозчика о приёме груза дополняет данные грузоотправителя сведениями о принятии вверяемого груза и фактических обстоятельствах погрузки.
• Файл информации грузополучателя фиксирует приём груза от перевозчика, фактические характеристики принятого груза и обстоятельства приёмки, включая отметку о полной или неполной выгрузке.
• Файл информации перевозчика о выдаче груза завершает цепочку, отражая обстоятельства передачи груза получателю.

Накладная подписывается тремя сторонами, поэтому по общему правилу составляется три экземпляра. Если ЭТрН используется как первичный учётный документ, для грузоотправителя дополнительно формируется бумажный оригинал. Водитель вправе подписывать ЭТрН простой или усиленной неквалифицированной подписью при условии последующего подписания усиленной квалифицированной электронной подписью компании-перевозчика; действовать от имени двух сторон договора одновременно водителю нельзя.

Как проходит обмен ЭТрН по этапам поставки

Логика обмена повторяет физическое движение груза, и каждый статус документа отражает реальный этап перевозки — от оформления до разгрузки:

1. На этапе оформления грузоотправитель (или экспедитор, действующий в интересах заказчика) формирует накладную, заполняя все сведения об отгрузке, установленные правилами перевозок грузов автомобильным транспортом. Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и через оператора ЭДО направляется перевозчику и одновременно в ГИС ЭПД. Файл, не прошедший форматный контроль, система не пропустит — обязательные поля проверяются автоматически, что снижает риск ошибок в данных о грузе и маршруте.
2. На этапе погрузки перевозчик, получив информацию от грузоотправителя, формирует свой файл о приёме груза к перевозке, подписывает его и направляет грузоотправителю и грузополучателю, а также в ГИС ЭПД. При замене транспортного средства или водителя перевозчик отдельно уведомляет стороны и вносит дополнительные сведения — это штатная ситуация на длинном плече доставки, и в электронном виде она оформляется без переоформления всей накладной.
3. На этапе приёмки грузополучатель по факту получения груза составляет свой файл с фактическими характеристиками принятого груза и отметкой о выгрузке, подписывает и направляет перевозчику и в ГИС ЭПД.
4. На этапе выдачи перевозчик закрывает обмен завершающим титулом о выдаче груза — его подписывает водитель (простой или неквалифицированной подписью в момент передачи груза) либо уполномоченный сотрудник перевозчика квалифицированной подписью. После этого документооборот по накладной считается закрытым, а вся цепочка прослеживается в единой системе.

Подключение к ГИС ЭПД и реестр экспедиторов с 2026 года

Чтобы работать с ЭТрН, участник перевозки должен быть подключён к ГИС ЭПД через оператора ЭДО, включённого в федеральный реестр. С оператором заключается соглашение об электронном документообороте перевозочных документов, оформляются квалифицированные электронные подписи, а при отсутствии собственной учётной системы предоставляется программное обеспечение. Реестр операторов публикуется на сайте Минтранса.

Отдельное требование касается экспедиторов: с 1 мая 2026 года оказывать экспедиторские услуги без записи в реестре экспедиторов нельзя. Это означает, что заказчику логистики важно работать с организатором перевозки, который соответствует новым требованиям и уже встроен в цифровую инфраструктуру, — иначе перевозка может оказаться вне правового поля.

Что переход на ЭТрН даёт заказчику логистической услуги

Прозрачность маршрута. Каждый этап перевозки — погрузка, приёмка, выдача — фиксируется в государственной системе в реальном времени. Заказчик видит фактический статус груза, а не узнаёт о расхождениях постфактум из бумажных документов.

Снижение риска простоя. Форматный контроль и автоматическая сверка данных на стадии оформления исключают часть ошибок, из-за которых груз раньше задерживался. Это особенно значимо при международной доставке оборудования, где на маршруте задействованы несколько перевозчиков и любая нестыковка в документах дорого обходится.

Корректная связка с таможенным оформлением. Достоверные и прослеживаемые перевозочные документы упрощают подтверждение фактических обстоятельств поставки — а это напрямую влияет на таможенное оформление, обоснование таможенной стоимости и сопоставление сведений при ввозе. Для поставок газопоршневых установок, двигателей и запасных частей, где описание груза и его движение должны точно соответствовать документам, единая цифровая цепочка снижает вероятность вопросов со стороны контролирующих органов.

Меньше ручной работы и хранения бумаги. Документы формируются, подписываются и хранятся в электронном виде, что сокращает трудозатраты на оформление и исключает «двойной» бумажный оборот.

Как подготовиться к 1 сентября 2026 года

Заказчику к началу обязательного периода стоит убедиться, что организатор перевозок:

1. Подключён к ГИС ЭПД через аккредитованного оператора;
2. Внесён в реестр экспедиторов;
3. Располагает квалифицированными электронными подписями для всех ответственных лиц.

GB Import организует международную логистику и таможенное оформление поставок оборудования и запасных частей для газопоршневых установок с полным ведением перевозочного документооборота. Переход на электронные транспортные накладные мы берём на себя как часть экспедиторской услуги: Формирование и подписание ЭТрН; Обмен через ГИС ЭПД; Cинхронизацию всех сторон поставки — чтобы для заказчика цифровизация документооборота означала не дополнительную нагрузку, а более быстрый и прозрачный ввоз груза.

Часто задаваемые вопросы об ЭТрН:

С какого числа ЭТрН становится обязательной?
С 1 сентября 2026 года. С этой даты транспортная накладная при автомобильной перевозке по договору оформляется только в электронном виде. Профильные ведомства подтвердили, что отсрочки не будет.

Каким законом введена обязательная ЭТрН?
Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внёс изменения в Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ) и закон о транспортно-экспедиционной деятельности (87-ФЗ). Формат документа утверждён приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Кто оформляет ЭТрН?
Накладную инициирует грузоотправитель или действующий в его интересах экспедитор. Далее свои файлы обмена подписывают перевозчик и грузополучатель — документ является трёхсторонним.

Нужен ли бумажный экземпляр накладной?
По общему правилу — нет: документ существует в электронном виде и хранится в ГИС ЭПД. Бумажный оригинал дополнительно формируется для грузоотправителя только в случае, когда ЭТрН используется как первичный учётный документ, а также в отдельных ситуациях, которые определит Минтранс.

Что нужно, чтобы работать с ЭТрН?
Подключение к ГИС ЭПД через оператора ЭДО из федерального реестра, соглашение об электронном документообороте и квалифицированные электронные подписи для ответственных лиц. Экспедиторам с 1 мая 2026 года дополнительно необходима запись в реестре экспедиторов.